Die SPD-Landtagsabgeordnete und Mitglied im Rechtsausschuss, Angelika Löber, hat eine „belastbare und umfassende Erhebung zur Einhaltung der Mindeststandards für die Aktenführung innerhalb der Landesverwaltung“ gefordert. „Uns liegen Hinweise vor, dass es in Hessen erhebliche Mängel bei der Aktenführung gibt. Für die Dienststellen des Landes Hessen ist die Aktenführung mit Erlass vom 14. Dezember 2012 (Staatsanzeiger 1/2013 S.3) geregelt worden. Offenbar fehlt es aber an der nötigen Konsequenz bei der Kontrolle der Einhaltung dieses Erlasses. Wir fordern, dass zwei Jahre nach Inkrafttreten des Aktenführungserlasses nun eine Überprüfung“, sagte Löber am Montag in Wiesbaden. Dazu habe die SPD nun eine Große Anfrage auf den Weg gebracht. Der Aktenführungserlass (AfE) solle die Bearbeitung, Aufbewahrung und Aussonderung von physischen und elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten regeln gebe vor, dass die Vollständigkeit der Akten und Vorgänge zu gewährleisten sei.

Stand und Entwicklung der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls müssten jederzeit aus der Akte beziehungsweise aus dem Vorgang nachvollziehbar sein, deshalb seien konsistente, nachvollziehbare und revisionssichere Vorgänge zu führen. „Der Grundsatz der Aktenmäßigkeit verpflichtet die öffentliche Verwaltung, Akten zu führen und darin ihr Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren. Deshalb sind alle bedeutsamen Geschäftsvorfälle und aktenrelevanten Dokumente in Akten und Vorgängen zu führen“, so die SPD-Abgeordnete. Die Vollständigkeit der Akten und Vorgänge sowie Integrität, Authentizität, Lesbarkeit und Vertraulichkeit der Dokumente seien bis zur Archivierung beziehungsweise Vernichtung zu gewährleisten. „Dass dies derzeit in allen hessischen Dienststellen so gewährleistet wird, ist zumindest nicht sicher, deshalb nehmen wir uns dieser Frage nun an“, sagte Löber.